対応アプリケーション:
- Gmail
- Microsoft Outlook
サブスクリプションプラン:
- Basic plan
サポート言語:
- 日本語
サポートオプション:
- ヘルプセンター
- 管理者メールサポート
よくある質問
- WEBクライアント : Gmail, Microsoft Outlook
- デスクトップクライアント : Microsoft Outlook
可能です。Google WorkspaceまたはMicrosoft Office 365の管理画面での一括インストール操作でDocument GPSを一括インストールすることができます。詳しくは導入時に提供される管理者向けインストールマニュアルをご参照ください。
Document GPSを使用して添付された文書はすべて暗号化され、ブロックチェーンと統合されて記録されます。送信者は、各添付書類のダウンロードや共有を許可する人を制御することが可能です。また、送信者は受信者が添付ファイルを閲覧、ダウンロード、共有した都度、タイムスタンプ付きの不変のログを保持することができます。
Document GPSは、エンタープライズ・ブロックチェーンの代表格であるHyperledger Fabricを使用しています。
Document GPSは、ドキュメントのセキュリティ、トラッキング、コントロール、生産性向上など、さまざまな機能を備えており、すべてメール環境を離れることなく、ネイティブに使用できます。たとえば、以下のようなものがあります。
- ファイルを添付するためのネイティブな電子メール拡張機能 - アップロードされたすべてのファイルは、直ちに安全にトークン化され、ブロックチェーンと統合されます。同じファイルを異なるメールにも添付することができ、ファイルの重複保管を減らすことができます。
- ファイル一覧でドキュメントが１箇所にまとまります。
- 検索、ソート、カードビュー、ラインビュー、エンベロープ（フォルダ）ビューなどのドキュメント管理。
- 受信者が添付ファイルを閲覧、ダウンロード、共有するたびに、タイムスタンプ付きのログが表示されるDocument GPS追跡画面。
- エンベロップ・オーガナイザー（仮想フォルダー）、タグ管理機能
- 直接受信者、間接受信者のインサイトを得ることができます。
- ダウンロードと共有の権限をリアルタイムに管理
- 共有及びダウンロード権限の要求
- 共有済みのファイルに対する受信者のアクセス権を取り消すことができます
- 受信者管理
- プロファイルの管理
- 通知とアラート
- ブロックチェーンセキュリティとトレーサビリティ
- 管理者用コントロールパネル
Document GPSモバイルアプリは、Envelope Organizerと管理画面を除き、Eメール拡張機能と同様の機能セットを備えています。また、モバイルアプリでは、ユーザーがデバイスのフォトアルバムから写真を選択したり、外出先で写真を撮影したりすることができます。モバイルアプリ内でアップロードされた写真や文書は、直ちに安全にトークン化され、ブロックチェーンと統合されて、安全かつ管理された共有と追跡、および証拠保全のために使用されます。
Document GPSは、以下のファイルタイプをサポートしています。
PDF, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, JPEG, PNG
(textファイル、動画ファイル、Zipファイル、csvファイルなどには現状対応しておりません。)
1通のメールに添付できるファイル数は60個までです。ファイルサイズ上限は、1ファイルあたり65MBです。アカウント全体の最大保存容量は、20GB×ユーザ数となります。容量は追加可能です。
はい。CCおよびBCCで送信されたされた電子メール受信者も、Document GPSファイルにアクセスすることができます。送信者は、これらの受信者に対して共有可能およびダウンロード可能のアクセス権を設定できます。
可能です。受信してDocument GPSの添付ファイルの閲覧はできますが、Document GPSを利用した添付ファイルの送信はできません。全ての機能を利用するにはインストールが必要です。
受信者は、Document GPSをインストールする必要はなく、添付ファイルを閲覧することができます。受信者は、送信されたDocument GPSの添付ファイルにいつでも無料でアクセスすることができます。
ファイル一覧機能をご利用下さい。ファイル一覧は、メール画面からすぐに開くことができるファイルの一元管理画面です。ファイル一覧から過去の文書の閲覧や権限変更、検索などができます。
はい、Document GPSを使って、非常に大きなファイルでも安全に保存することができます。すべてのファイルはブロックチェーンと統合されており、これまでにないセキュリティ、所有権の証明、追跡機能を提供します。ウェブブラウザ、メール、スマートフォンから、Document GPSのダッシュボードであるファイル一覧を通じて、ファイルにアクセスすることができます。
Document GPSのモバイルアプリは現在準備中です。添付ファイルの閲覧や参照はモバイルブラウザからご利用下さい。
Document GPSヘルプセンター、管理者メールサポートなどのサポートを提供しています。
はじめに - Document GPSをインストールする
Document GPSを一括インストールする方法
- セットアップ時に、システム管理者に一括インストール手順書が提供されます。
一括インストールを利用しない場合のDocument GPSのインストール方法 (Gmail)
- Document GPSは、Chrome Web Storeから即座にインストールすることができます。こちら からインストールできます。
- Chromeに追加をクリックする。
- ポップアップウィンドウの "Document GPSを追加しますか？”の下に表示された”拡張機能を追加”をクリック。
- インストールに成功すると、ChromeにDocument GPSが追加されたことを示すメッセージが表示されます。
Document GPSの拡張機能がインストールされたら、Gmailの「メール作成」またはMicrosoft Outlookの「新規メール」をクリックして新しいメールを作成し、画面を更新してDocument GPS Extensionのオレンジ色のペーパークリップのアイコンが表示されるようにします。
まだログインしていない場合は、「GOOGLEでログイン」または「MICROSOFTでログイン」をクリックして、メールアカウントと連動したDocument GPSにサインインしてください。
Document GPSを使用してセキュアに添付ファイルを送信する
通常通りメールを作成します。Document GPS を使用して添付ファイルを追加するには、ツールバー内の従来のペーパークリップの代わりに、オレンジ色のペーパークリップをクリックするだけです。すると、ファイルのアップロード画面が表示されます。
ファイルのアップロード画面では、以下のことができます:
- アップロードエリアにファイルドラッグ＆ドロップするか、アップロードエリアをクリックして、デバイスまたはコンピュータから選択します。複数のファイルを同時にアップロードすることができます。1ファイルあたりのサイズ上限は65MBです
- 添付ファイルにメール本文とは別の暗号化されたセキュアなメッセージ（プライベートメッセージ）を加えることができます。
- 受信者の共有、ダウンロードの権限を切り替えます。デフォルトでは、共有、ダウンロードともにオフに設定されています。
- 「メールに添付」をクリックするとメール本文にDocument GPS添付ファイルのリンクが挿入されます。
ファイルを添付し「送信」をクリックしてメールを送信して、ファイル共有は完了です。
受信者は受信したメールを開き、添付ファイルをクリックして、共有した安全なファイルを見ることができます。
初めて受信する人も、「GOOGLEでログイン」「MICROSOFTでログイン」の簡単なサインアップでファイルにアクセスが可能です。
ファイル一覧
ファイル一覧では、アップロードや受信した添付ファイル、そして全ての受信者をモニター、追跡、管理することができます。
Gmail版では、コンパクトなウィジットを全体ビューに展開して利用することも可能です。
ファイル一覧からは主に2つのタブから機能が利用できます。：ドキュメントとエンベロープ（封筒）の機能です。
ドキュメント
ファイル一覧のドキュメントタブからは、送受信、アップロードしたすべての添付ファイルをリストビューやカードビューで管理できます。
タブ横断のグローバル機能:
- 検索ボックス - ファイル名や名前の一部をキーにして文書を検索できます。
- 並べ替え - 作成日順やタイトルのアルファベット順で文書を並べ替えることができます。
各文書には、以下のような機能が用意されています。
- カードやライン上のアバターステータスインジケーター - 各受領者のアバターには、閲覧、ダウンロード、共有、未閲覧など、各受領者の活動を追跡する緑色のインジケーターが付属しています。
- Document GPS - 受信者が添付ファイルを閲覧、ダウンロード、共有するたびに、タイムスタンプ付きの不変のログが記録され表示されます。
- 受信者の管理 - 共有権限がある場合に有効です。
- 受信者の追加 - メールを再送信することなく、ファイルに受信者を直接追加することができます。
- 受信者の編集 - ダウンロードや共有の権限を変更することで、受信者を編集することができます。
- 受信者の削除 - ドキュメントの所有者として、既に共有されているファイルへの受信者のアクセス権を取り消すことができます。
- ダウンロード - 許可されている場合、ユーザーはファイルをダウンロードすることができます。
- 共有/DL権限リクエスト - このオプションを使って、受信者は送信者に共有/ダウンロード権限を要求できます。送信者が権限要求を受信し、許可すると、受信者に権限が与えられます。
- ユーザー追加リクエスト - このオプションを使って、受信者は文書の所有者に、ファイルに別の受信者を追加するように要求することができます。
- 削除 - 所有者のファイル一覧からファイルを削除します。
タグとエンベロープ（封筒）の管理
- 3つの点をクリックすることで、ファイルを整理・管理するためのタグを作成することができます。
タグとエンベロープ
タグとエンベロープでファイルやドキュメントを整理して管理しましょう。
以下のような機能が用意されています。
- 検索ボックス - タグの名前または名前の一部を入力してタグを検索することができます。
- 並べ替え - タグを作成日順、またはタイトル順で並べ替えることができます。
- ファイル数 - エンベロープの右側に表示される数字は、エンベロープ内にあるファイルの数を示しています。
プロフィール
プロフィール・アバター、氏名、Eメール、電話番号などのユーザープロフィール情報が表示されます。
- 写真のアップロード - 上部にプラス記号が付いたカメラで表され、プロフィールアバターをアップロードまたは変更する場所です。これにより、ユーザーはコンピュータから画像ファイルをアップロードすることができます。(画像ファイルは2MBを超えないようにしてください。）
- プロフィール情報 - 姓名、メールアドレス、電話番号が確認できます。(注：メールアドレスと電話番号はDocument GPSのアカウントに紐付いているため、編集できるのは姓と名の部分のみです。
- ストレージ情報 - 使用中のストレージ容量が表示されます。また、現在のプランが持つストレージの上限も表示されます。
- サインアウトボタン - Document GPSへのアクセスに使用されているプロファイル/電子メール認証からユーザーをサインアウトさせます。
通知機能
通知パネルでは、ファイルを共有されたときや、権限ステータスが変更されたときなど、アカウントで発生した重要なイベントを通知します。
その他の使い方
- 移動 - 6つの点線のアイコンを使って、拡張子を水平方向にドラッグして、画面の別の場所に配置することができます。 注：この機能は、Microsoft Outlook Mailでは使用できません。
- 閉じる - Document GPSを閉じます。
- 拡大する - Document GPSをフルスクリーンで表示します。
- ウェブビューア - このボタンを押すと、新しいタブでファイルが開きます。
Document GPS拡張機能とWebビューアでのファイルの表示
- Document GPS拡張機能内でドキュメントを表示したり(右)、表示を拡大して Web Viewer の新しいタブでファイルを表示したり(左)することができます。Document GPSがインストールされていない受信者は、Webビューアでのみファイルを表示することができます。
